Import CSV

The CSV Import module allows you to import items, item sets, media, and users into your Omeka S install from a CSV (comma-separated values), TSV (tab-separated values), or ODS (OpenDocument Spreadsheet) file. This module is only available to Global Administrator and Supervisor users.

CSV Import requires your Omeka S installation to have PHP working in order to run background import jobs. Before using CSV Import, you should confirm that PHP is being recognized from the System Information page.

Prepare your CSV file

Most spreadsheet editors (including Microsoft Excel, Google Sheets, and Apple Numbers) can export to CSV, TSV, or ODS format.

!!! note CSV files for import must be encoded in UTF-8, so when exporting or saving a new document, be sure to check that the encoding is UTF-8.

Most CSV Import options rely on you only importing one type of data: a list of items, a list of item sets, a list of media, etc. There is the option for a mixed-resource import, requiring one column that identifies the type of each row.

If the spreadsheet is already created, consider which columns you want to match to which vocabulary properties. Your CSV file must have a header row in order for the module to process it correctly, so you may need to add a row at the top with column names.

Si vous avez plusieurs données pour une même propriété, vous pouvez les séparer avec un séparateur secondaire. Par exemple, une oeuvre ayant plusieurs auteurs (E.B. White et William Strunk Jr.) peut afficher un point-virgule (;) comme séparateur de valeurs dans une colonne Créateur contenant « E.B. White;William Strunk Jr. ». Après import dans Omeka S, chacune de ces données s’affichera dans un champ de propriété distinct (Créateur : « E.B. White » et Créateur : « William Strunk Jr. »). L’import sera le même si vous laissez une espace après votre séparateur.

Noms de colonnes

You can manually map each column to its corresponding property, and you are required to manually map non-metadata columns, such as the file URL for upload. The module will automatically map metadata columns by the names provided in the header row, if they conform to the property terms of your installation’s vocabularies in the format prefix:property. For example, a CSV file with a column header « dcterms:title » would automap to the Dublin Core Title property when the CSV is loaded for mapping. You can modify these automapped columns before import.

To find the terms you should use for your column headers, go to the Vocabularies tab from the admin dashboard. Click on the number of properties for the vocabulary you want to use (for example, Dublin Core in the image below).

Dans la table de propriétés du vocabulaire, vous trouverez une colonne Termes. Utilisez les termes comme en-têtes de colonnes pour les propriétés que vous souhaitez transposer automatiquement lors de l’import CSV. Par exemple, « dcterms:abstract » transposera directement la propriété Dublin Core « Résumé » et « foaf:firstName » transposera automatiquement la propriété Friend of a Friend « Prénom ».

arrow points to the Term column for Dublin Core properties.

Un paramétrage de base permet le transfert automatique à partir d’étiquettes simples - cela fonctionne avec les colonnes dont le nom correspond à une étiquette de vocabulaire comme « title » ou « abstract », sans fournir le terme complet. Cette option parcourt par défaut Dublin Core (dcterms:title et dcterms:abstract) avant de passer aux autres vocabulaires.

Si vous noms de colonnes ne sont pas exacts et que la transposition automatique ne se fait pas, donnez quand même à vos colonnes des noms pertinents pour pouvoir faire la transposition manuellement pendant l’import.

Si vous prévoyez d’importer des métadonnées ou des propriétés en lot à partir d’un module (comme latitude et longitude du module Mapping) ou d’utiliser des vocabulaires structurés venant de modules (comme les types de données du module Value Suggest), commencez par installer et configurer ces modules pour vous assurer que les champs existent dans le modèle de données de votre site, puis saisissez des information dans ces champs. Des données peuvent être perdues si vous désinstallez ces modules plus tard.

Paramétrages de l’import initial

Start an import by clicking on the CSV Import tab on the left-hand navigation. This will open the initial « Import Settings » page. For most spreadsheets directly exported from a software program into the correct format, these settings can be left on their defaults.

Use the « Choose File » button to select a spreadsheet from your computer.
From the CSV column delimiter dropdown, choose from the following options (this should match the formatting of your file) the character that separates different values in a row:
- virgule (par défaut)
- point-virgule
- deux points
- tabulation
- retour chariot
- espace
- tube « | ».
Sélectionnez dans le menu déroulant Délimiteur de colonne CSV une des options suivantes pour délimiter les blocs de texte de votre fichier, si nécessaire :
- guillemet droit (par défaut)
- apostrophe droite
- hash (#).
Sélectionnez dans le menu déroulant Type d’import ce que vous versez:
- Contenus
- Item sets
- Media (a column matching Media to already existing Items is required)
- Mixed resources (spreadsheet can include Item sets, Items, and Media; a column identifying the type of each row is required)
- Utilisateurs.
Check the box to Automap with simple labels. CSV Import will automatically map specially formatted column headings (in prefix:property); if you check this box, it will also automatically map any column headings that match existing vocabulary property labels (such as « Title »).
Comments will appear on the « Past Imports » page; you may find this useful to make a note about what is being imported and any settings you have chosen on this page, for example if you are working in batches or may wish to undo an import later.

Import settings as described, no entries

Cliquez sur le bouton « Suivant » pour continuer l’import.

Importer des Contenus

Pour importer des contenus, sélectionnez « Contenus » dans « Type d’import » sur la première page.

When you click « Next », the page will load with the following tabs:

Mapper vers les données Omeka S

Cet onglet affiche un tableau reportant les colonnes de votre tableur en lignes. Chaque ligne contient :

Une case à cocher
L’en-tête de colonne de votre tableur
Un bouton avec le symbole plus pour ajouter ou modifier une correspondance
Un symbole de clé à molette pour les options des colonnes du tableur
A column displaying properties mapped, either automatically or manually
A trash can to delete existing mappings
A column to show the particular options selected (such as whether to look for multivalue separators, or visibility for that column).

Mappings for a spreadsheet with ten columns. Some of the columns, such as those named Description and Title, have automatically been mapped to Dublin Core properties.

Options pour les correspondances

To map a column header to a vocabulary property, click on the plus symbol button. This will open a drawer on the right-hand side of the screen.

Ce volet propose plusieurs options pour les correspondances :

Properties allows you to select a property to map the column data to, from any of the installed vocabularies. Use the « Filter » field to search for a specific property.

Properties option open, showing all of the installed vocabularies for the Omeka S installation: Dublin Core, Bibliographic Ontology, Friend of a Friend, Scripto and OWL-Time Ontology.

Item-specific data has a dropdown to set Item set by selected property. If you have a column identifying an Item set to which you want to add each item (rather than putting all of the imported items into the same Item sets on the « Basic Settings » tab), you can set how it maps using this dropdown. You can either use the Item set’s internal ID, or any one of its properties (such as title).

menu déroulant tel que décrit

Métadonnée commune contient un menu déroulant où choisir entre quatre options :

Modèle de ressource (par le label): Établissez le modèle pour un contenu par son nom. Le nom du modèle est intégré au tableur et doit correspondre exactement au nom de celui de l’instance Omeka S.
Classe de ressource (par terme) : Établissez la classe de ressource d’un contenu. Le terme de la classe dans le tableur doit être le même que celui de l’instance Omeka S.
Propriétaire (par le courriel) : Établissez le propriétaire d’un contenu par son adresse e-mail. Cette adresse doit être la même que celle associée au compte utilisateur dans l’instance Omeka S.
Visibilité public/privé : Établissez la visibilité d’un contenu. Utilisez « privé » ou « public » dans le tableur.

Menu déroulant tel que décrit

Media source allows you to import media along with your items, by selecting the sourcing method from the dropdown:

HTML
IIIF image (link)
IIIF presentation (link)
oEmbed (lien)
Chargement serveur
Youtube (lien)

Other options may appear here based on your active modules, such as File Sideload.

Cliquez sur le bouton « Appliquez les changements » en bas du volet ou les modifications ne seront pas sauvegardées.

Pour retirer une correspondance, cliquez sur l’icône poubelle sur la ligne de cette correspondance. Cela retirera seulement la correspondance, pas les données de la colonne.

Si vous ne souhaitez pas importer les données de certaines colonnes dans votre instance Omeka S, n’établissez pas de correspondances pour ces colonnes.

Options de colonnes

To access options for a column of your CSV (represented by a row in the import table), click the wrench icon for that column heading.

Column options are in addition to mappings. If you add options without also mapping column data to resource, media, or other data, nothing will be imported. If you have multiple mappings set up on a single column in your data, these options will apply to all of them.

Cela ouvre un volet sur la droite de la fenêtre avec les options suivantes :

Utiliser un séparateur multivalué : cocher cette case pour utiliser un séparateur multivalué pour cette colonne. Vous paramétrez le séparateur multivalué sur la page d’import initiale, mais vous pouvez le changer dans l’onglet des Paramètres de base.
Langue : établissez la langue pour cette colonne en utilisant le code de langue IETF. Cette action prend le pas sur ce que vous saisissez dans les Paramètres de base.
Data type : un menu déroulant avec au moins trois options, qui correspondent aux valeurs utilisables quand on ajoute des propriétés à un contenu :
- Importer comme texte (par défaut).
- Importer comme URI. Vous pouvez indiquer l’étiquette pour une URI après une espace, par exemple : http://example.com Texte d'étiquette ici.
- Importer comme ressource Omeka S (par ID). Il vous faut l’ID correct de la ressource. Un ID de ressource correspond à la séquence numérique à la fin de l’URL sur la page d’édition ou de vue du contenu : pour /admin/item/11576, l’ID est 11576. Vous pouvez aussi voir l’ID de la ressource dans le volet droit de la page de vue de la ressource. Les contenus, collections et médias ont tous des IDs.
- Si vous avez installé certains modules comme Numeric Data Types, il y aura peut-être d’autres options de type fournies par ces modules.
Importer les valeurs comme privées : Cochez cette case pour établir toutes les valeurs de cette colonne comme privées.

volet avec options telles que décrites ci-dessus

Cliquez bien sur le bouton « Appliquer les changements » en bas du volet pour sauvegarder les modifications.

Pour retirer un paramétrage de colonne, cliquez de nouveau sur l’icône clé à molette et retirez manuellement vos modifications.

Modification en lot

When you select one or more rows in the table (columns from your CSV file), you can use the « Batch edit options » button to apply the column options described above — multivalue separator, language, data type, and property privacy — to multiple CSV columns at once.

Capture de l'onglet de correspondance, avec les cases Titre et Créateur cochées. Une flèche rouge pointe vers les options de modification en lot. À la droite de l'écran, un volet propose des options pour changer les paramètres

Cliquez bien sur le bouton « Appliquer les changements » en bas du volet pour sauvegarder les modifications.

Paramètres de base

Ces paramètres s’appliquent à l’ensemble du CSV importé. Certains de ces paramètres peuvent être outrepassés par les options de colonne dans l’onglet Mapper vers les données Omeka S.

options décrites ci-dessous

Resource template: Select a resource template from the drop-down menu to apply to the imported items. You can use the search field at the top of the dropdown to narrow results or find a particular template. Note that resource templates may have required fields, and items will not import without all the required fields of the selected template. For example, if your spreadsheet has entries without a dcterms:title value, and the resource template requires titles, those rows will not import and errors will appear in the log.
Classe : Sélectionnez une classe dans le menu déroulant à appliquer aux contenus. Vous pouvez utiliser le champ de recherche en haut du menu déroulant pour filtrer les résultats ou trouver une classe spécifique.
Propriétaire : Définissez le propriétaire pour les Contenus en sélectionnant dans le menu déroulant. Vous pouvez utiliser le champ de recherche en haut du menu déroulant pour filtrer les résultats ou trouver un utilisateur spécifique.
Visibilité : Rendez les contenus importés publics ou privés.
Collections : Ajoutez les contenus importés à une ou plusieurs collections en utilisant le menu déroulant.
Sites : Ajoutez les contenus importés à un ou plusieurs sites.
Séparateur pour les valeurs multiples : Saisissez ici le caractère de séparation que vous avez utilisé (s’il y en a un). - Les colonnes de données de votre CSV devraient être séparées par des virgules, mais vous pouvez ajouter un caractère spécial au sein de ces colonnes (comme un point-virgule) pour créer des entrées multiples. C’est ainsi que vous pouvez indiquer plusieurs créateurs, plusieurs sujets, ou autres.
Langue : Paramétrez la langue des valeurs du tableur en utilisant le code langue IETF approprié.

!!! note If you are uploading different formats of data (for example, some text-based creator names and some URI-based creator links) into the same field (dcterms:creator, in this case), use two columns (named something helpful like « dcterms:creator-text » and « dcterms:creator-uri ») and, upon import, map those two columns to different data types. Use the wrench icon to open up column mappings and select the correct data type for each column.

Paramètres avancés

Il y a deux options dans l’onglet « Paramètres avancés ».

Page des paramètres avancés montrant seulement le menu déroulant des Action et le nombre de lignes à traiter.

Le paramètre « Action » permet de changer le type de processus d’un import simple vers :

Créer une nouvelle ressource : Option par défaut. Chaque ligne du CSV devient une nouvelle ressource.
Append data to the resource: Add new data to the resource, based on an identifier for an existing resource. (Cannot be undone.) This option allows you to supply multiple values for the same item; each row will be appended (that is, you can append one title to an item in one row, and append another title to the same item in another row).
Revise data of the resource: Replace existing data of the resource with data from the CSV, except if the corresponding cell in the CSV is empty. (Cannot be undone.)
Update data of the resource: Replace existing data of the resource with data from the CSV, even when the corresponding cell in the CSV is empty. (Cannot be undone.)
Remplacer toutes les métadonnées d’une ressource : Retirez toutes les propriétés de la ressource et remplissez avec de nouvelles informations contenues dans le tableur. (Ne peut pas être annulé.)
Supprimer une ressource : Supprimez toutes les ressources correspondantes. (Ne peut pas être annulé.)

Si vous sélectionnez une de ces options, trois autres paramètres s’affichent dans l’onglet. Ces paramètres informent sur les notices concernées par le processus.

Resource identifier column: Select from a dropdown of the columns in your CSV. This is the data from your spreadsheet that identifies existing items in your Omeka S installation. Choose a unique identifier (for example, you might use the « Title » column from your CSV). This column does not need to be mapped in the other tab.
Resource identifier property: Select from a dropdown of all properties in your Omeka S installation. This should be the equivalent property in your Omeka S install to the column you selected above (for example, dcterms:title). This will only work with exact matches. If you have more than one resource with matching data, it will only take action on the oldest resource.
Action sur les ressources non-identifiées: Cette option détermine quoi faire lorsque aucune ressource correspondante n’existe dans l’instance Omeka S, mais que l’action d’import sélectionnée s’applique à une ressource existante (« Ajouter », « Corriger », « Mettre à jour », « Remplacer »). Cette option n’est pas utile lorsque votre processus d’import est « Créer » ou « Retirer ». Les options sont :
- Skip the row and ignore its contents
- Create a new resource with the information supplied.

En plus de cela, l’onglet des Paramètres avancés propose une option pour définir le nombre de lignes à traiter en lot. Par défaut cette option est définie à 20. Toutefois, si vous rencontrez des erreurs lors de votre import, vous pouvez l’établir à 5 ou même 1 pour déterminer la source des erreurs.

Note that Appending data will allow you to supply multiple rows with the same identifier; each row’s values will be appended alongside the ones before. Revising, Updating, and Replacing data will erase data that was supplied in earlier rows of your CSV if later rows use the same identifier. If you wish to import multiple values (e.g. two Description values) for your resources, you must put them in a single cell and use multivalue separators. Do not forget to specify your multivalue separator in the « Basic Settings » tab and check the « Use multivalue separator » box in the options (wrench icon) for each column.

Terminer l’import

Once you have completed mappings, column options, and settings, click the « Import » button in the upper right corner of the browser window. This should start the import and redirect you to the « Past Imports » tab. You should see a confirmation message in green at the top of the screen saying « Importing in Job ID [number] ».